FAQ zum Thema Sozialversicherungspflicht in den Kirchengemeinden

Hinweis: Bei Nutzung des Internet Explorers können Darstellungsprobleme auftreten. Verwenden Sie in diesem Falle bitte einen aktuellen Webbrowser (Microsoft Edge, Google Chrome oder Mozilla Firefox).

1. Aufarbeitung

Grundsätzlich ist eine Nachversicherung und Lohnversteuerung ohne Bezug zum Arbeitnehmer schwierig und nicht zielführend. Aus diesem Grund sollten die Personen davon überzeugt werden, dass eine Anmeldung aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen unabdingbar ist. Führt dies nicht zum Erfolg, ist die Lohnabrechnung mit Steuerklasse 6 vorzunehmen. Die Abführung der Sozialabgaben erfolgt bei einer geringfügigen Beschäftigung als Pauschale aus dem Entgelt an die Knappschaft.

 

In diesen Fällen ist davon auszugehen, dass der Freibetrag nicht mehr zur Verfügung steht und somit die ausbezahlten Beträge voll steuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

 

Wir empfehlen, folgendes Vorgehen:
Jedes der beteiligten Verwaltungszentren (VZ) erstellt für jede Kirchengemeinde Lohnkonten ab dem Jahr 2014. Die VZ stimmen sich ab, wer federführend die Abwicklung übernimmt (sinnvollerweise das VZ, bei dem der Organist überwiegend tätig war). Dieses VZ nimmt mit dem Organisten Kontakt auf und klärt ab, wie die den Freibetrag übersteigenden Beträge abgewickelt werden können (z. B. geringfügige Beschäftigung). Für die Kirchengemeinden, bei denen die Vergütung über den Übungsleiterfreibetrag abgewickelt wird, sind neue und vollständig ausgefüllte Erklärungen einzuholen (Empfehlung: Sammelerklärung verwenden). Die Beschlussvorlage, wie der Fall abgewickelt werden soll, ist dem Sachgebiet 4 - Prüfung vorzulegen. Nach erfolgter Beschlussfassung durch die Gremien erfolgt die Anmeldung bei der ZGASt. Wer die Kosten trägt bzw. wie sie aufgeteilt werden, stimmen die VZ untereinander ab.

 

Der Vertragsabschluss im Werkvertragsrecht unterliegt grundsätzlich keinem Formzwang, d. h. auch ohne schriftlichen Vertrag ist durch die Aufnahme der Tätigkeit ein mündliches Vertragsverhältnis entstanden. Bestehen Tätigkeiten fort, die bislang nur im Rahmen von mündlichen Vereinbarungen ausgeübt wurden, ist in einem schriftlichen Vertrag zu fixieren, unter welchen Bedingungen die bisherige Tätigkeit ausgeübt wurde. In der schriftlichen Vereinbarung kann dann unter anderem der Zeitpunkt des ursprünglichen Beginns der Tätigkeit angeführt werden.

 

Bis zu dem im Prüfungsbericht festgelegten Fristende sollen die Lohnkonten der Jahre 2014 bis 2018 erstellt sein und die notwendigen Unterlagen (z. B. Erklärungen, Personalbogen, Fragebögen usw.) eingeholt werden. Anhand dieser Unterlagen ist ein Vorschlag für die Abwicklung als Beschlussvorlage für die Gremien zu erstellen. Diese Lohnkonten und Beschlussvorlagen sind dem Sachgebiet 4 - Prüfung nur dann vorzulegen, wenn es im Prüfungsbericht explizit gefordert wird (Fälle der Kapitel 1.1, 1.5, 2.1, 2.5, 3.1, 3.2, 3.4 und 6.3 im Abschnitt III.). Die Beschlussfassung in den Gremien kann aufgrund der Sommerferien auch erst direkt nach der Sommerpause erfolgen.

 

Für jede Kirchengemeinde, die von im Prüfungsbericht aufgeführten Fällen betroffen ist, ist eine Beschlussvorlage mit dem Sachverhalt aus dem Prüfungsbericht und einem Vorschlag zur Beantwortung zu erstellen. Hierbei ist der Datenschutz zu beachten und nur die Fälle der jeweiligen Kirchengemeinde dürfen in der Beschlussvorlage dargestellt werden. Nach Abschluss der Aufarbeitung und dem Vorliegen aller Beschlüsse ist eine Gesamtbeantwortung des Prüfungsberichts dem Sachgebiet 4 - Prüfung vorzulegen. Ausschließlich Fälle der Kapitel 1.2, 1.3, 1.4, 2.2, 2.3, und 2.4 im Abschnitt III. können ohne Einbringung in die Gremien direkt durch die Verwaltung aufgearbeitet werden.

 

Grundsätzlich stehen die Rechtsnachfolger (Erben) in der Pflicht, die Angaben zu den ehemaligen Arbeitnehmern vorzulegen. Können diese die notwendigen Angaben für eine Berechnung und Abführung der Lohnsteuer und Sozialversicherung nicht tätigen, ist die Lohnabrechnung mit Steuerklasse 6 vorzunehmen. Die Abführung der Sozialabgaben erfolgt bei einer geringfügigen Beschäftigung als Pauschale aus dem Entgelt an die Knappschaft.

 

Selbstverständlich kann das Formular auch für die Aufarbeitung der Vorjahre verwendet werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die jeweiligen Gültigkeitsjahre auf der Erklärung notiert werden.

 

Wird ein Personalfall rückwirkend für die Vorjahre (dauerhaft) angelegt, wird dieser ab Januar 2018 (der letzte noch offene Monat) versteuert und nachversichert. Somit werden für 2018 12 Fallpauschalen berechnet. Wird nur der den Freibetrag übersteigende Betrag z. B. vom Jahr 2016 einmalig nachgemeldet, so wird 1 Fallpauschale fällig.

 

Für die Nachmeldung der Geschenke der Vorjahre steht Ihnen jetzt eine Excel-Tabelle (Link) zur Verfügung. Bei Sachgeschenken an Ehrenamtliche (Tabellenblatt 1) tragen Sie nur die beanstandeten Fälle aus dem Prüfungsbericht in die Liste ein, die nicht über die Erklärung nach § 3 Nr. 26/26a EStG abgedeckt sind.
Bei Geschenken an Mitarbeiter ist zu unterscheiden, ob es sich um Sachgeschenke oder Bargeschenke handelt. Bei Sachgeschenken (Tabellenblatt 2) ist grundsätzlich eine Pauschalversteuerung von 30% möglich (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Diese Möglichkeit der Pauschalversteuerung besteht bei Bargeschenken (Tabellenblatt 3) nicht. Bei diesen Geschenken bemisst sich die Steuer nach den individuellen Steuermerkmalen des Beschenkten. In sämtlichen Fällen werden die Sozialversicherungsbeiträge den Kirchengemeinden in Rechnung gestellt, da einen Rückgriff auf die Arbeitnehmer nur innerhalb von 3 Monaten nach deren Fälligkeit möglich ist.
Bitte senden Sie die ausgefüllten Tabellen mit den entsprechenden Rechnungskopien direkt an die ZGASt.

 

Nein, diese Fälle sind trotzdem zwingend an die ZGASt zu melden. Es wird zwar bei bereits erfolgter Versteuerung durch den Arbeitnehmer keine weitere Versteuerung erfolgen (keine Doppelbesteuerung), jedoch müssen noch die SV-Beiträge abgeführt werden. Bei der Meldung der Geringfügigen Beschäftigung an die ZGASt sollte vermerkt werden, dass die Versteuerung durch den Arbeitnehmer bereits erfolgt ist (Schriftverkehr als Nachweis beilegen). Die ZGASt behält sich vor, eventuell weitere Nachweisunterlagen anzufordern.

 

 

2. Grundsatzfragen

 

Pauschaler Auslagenersatz für Telefonkosten ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist (R 3.50 Satz 2 LStR 2015). In Zeiten von Flatrates kann unseres Erachtens trotzdem über den Mobilfunkanbieter ein EinzeIverbindungsnachweis angefordert werden, welcher als Grundlage für die Ermittlung des beruflichen Anteils dienen kann. Die beruflich entstandenen Aufwendungen können in Höhe der anteiligen Flatrate-Gebühren steuer-und sozialversicherungsfrei nach § 3 Nr. 50 EStG erstattet werden.

 

Da die Aufwendungen für den privaten Maschineneinsatz nur sehr aufwendig nachgewiesen werden können, kann bei Ehrenamtlichen grundsätzlich für die Arbeiten im Wald oder Garten die Vereinfachungsvorschrift in R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR 2015 Anwendung finden und ein Betrag in Höhe von EUR 200,00 monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. Erhält ein Arbeitnehmer für die berufliche Nutzung seiner privaten Werkzeuge (Handwerkzeuge) eine Entschädigung, kann er diese nach § 3 Nr. 30 EStG steuerfrei erhalten. Die Entschädigung darf die Aufwendungen nicht offensichtlich übersteigen.

 

In welcher Form eine nebenberufliche Tätigkeit abzurechnen und zu bemessen ist, gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Unseres Erachtens kann es nicht als schädlich erachtet werden, dass die Abrechnung der Tätigkeit nach Stunden und nicht im Rahmen einer Pauschale erfolgt. Für die Helfer/innen bei den Nachbarschaftshilfen gilt die anderslautende Regelung mit grundsätzlicher Vergütung nach Pauschalen aufgrund der Vorgaben durch die Berufsgenossenschaft.

 

Logopäden üben grundsätzlich eine freiberufliche Tätigkeit aus. Steht der Logopäde nicht in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis mit der Kirchengemeinde und erbringt die Sprachförderung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, hat der Logopäde (als umsatzsteuerlicher Unternehmer) seine Dienstleistungen mittels einer Rechnung abzurechnen (§ 14 UStG). Tritt der Logopäde nicht als Unternehmer auf, so ist ein Vertrag über freie Mitarbeit zu schließen.

 

Grundsätzlich kann typische Arbeitskleidung vom Arbeitgeber steuerfrei übernommen werden. Grundvoraussetzung ist jedoch, dass die Kleidung ausschließlich für berufsbezogene Zwecke genutzt wird. Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein. Ist eine bestimmte Schutzausrüstung (z. B. Sicherheitsschuhe) für spezifische Tätigkeiten gesetzlich vorgeschrieben (hierfür hauptsächlich relevant ist das Arbeitsschutzgesetz), muss der Arbeitgeber vollumfänglich dafür aufkommen.

 

Bei Minderjährigen, die kein Girokonto haben, kann ausnahmsweise die Aufwandsentschädigung auf das Konto des Erziehungsberechtigten erfolgen.

 

Um Rechtssicherheit hinsichtlich der von verschiedenen Stellen geforderten jährlichen Abfragepflicht für die Anwendbarkeit der Freibeträge gem. §§ 3 Nr. 26 und 3 Nr. 26a EStG zu bekommen, wurde von der ZGASt eine verbindliche Anfrage bei der DRV-Bund gestellt. Das Ergebnis ist wie folgt:
1. Ein Verpflichtung zur jährlichen Abfrage kann der BVV (= Beitragsverfahrensordnung) nicht direkt entnommen werden.
2. Je nach betrieblicher Praxis wird zur eigenen Nachweisführung empfohlen, die Erklärung des Arbeitnehmers auch jährlich zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Beim Übungsleiterfreibetrag wurde in der Richtlinie die jährliche Einholung festgelegt. Bei der Ehrenamtspauschale sehen wir es weiterhin als ausreichend, wenn alle 3 Jahre eine Erklärung eingeholt wird, es sei denn, es gibt Änderungen.

 

Psychologische Psychotherapeuten, Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten üben grundsätzlich eine freiberufliche Tätigkeit aus. Eine eigene Praxis ist hierfür nicht notwendig. Die Kirchengemeinde kann mit der Psychotherapeutin einen Werkvertrag schließen. Bei Scheinselbständigkeit (nur 1 Auftraggeber) der Psychotherapeutin besteht die Besonderheit, dass trotz selbständiger Tätigkeit eine Abgabeverpflichtung für die Sozialversicherungsbeiträge besteht. Eine abweichende Beurteilung kann sich insbesondere dann ergeben, wenn die Eingliederungshilfe durch Erzieher/innen vorgenommen wird. Jeder Einzelfall ist gesondert zu beurteilen.

 

Kirchenpfleger erhalten eine pauschale Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 12 EStG für ihre Tätigkeit, mit der sämtliche Aufwände (evtl. Heim-Arbeitsplatz, Büroausstattung, Telefon etc.) abgegolten sind. Wird darüber hinaus ein Zuschuss für das Arbeitszimmer bzw. für Bürokosten bezahlt, handelt es sich dabei um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn, da es für diesen Werbungskostenersatz keine gesetzliche Steuerbefreiungsvorschrift gibt. Aus diesem Grund sind diese Zuschüsse einzustellen. Für den Kirchenpfleger besteht die Möglichkeit, seinen tatsächlichen Aufwand zu ermitteln und offenzulegen. Liegt dieser über der pauschalen Aufwandsentschädigung, kann der tatsächliche Aufwand erstattet werden.

 

Nur wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Betätigung darstellt, liegt steuerfreier Werbungskostenersatz vor. Davon kann bei Kirchenmusikern i.d.R. nicht ausgegangen werden, da deren Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit in den Kirchen liegen wird. Der Kostenersatz ist dann voll steuerpflichtig.
Um das Problem des häuslichen Arbeitszimmers zu umgehen, kann der Arbeitgeber alternativ ein Büro in der Wohnung oder im Haus des Mitarbeiters anmieten. Ob es sich bei den Zahlungen um Arbeitslohn oder Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung handelt, ist davon abhängig, in wessen vorrangigen Interesse die Nutzung des Büros erfolgt.
- Erkennt die Finanzverwaltung das Mietverhältnis an, erzielt der Arbeitnehmer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Die Mietzahlungen muss er zwar versteuern, kann aber im Gegenzug alle Ausgaben abziehen, die im Zusammenhang mit dem Raum stehen.
- Glaubt die Finanzverwaltung hingegen, dass die Anmietung in erster Linie den Interessen des Mitarbeiters dient, sind die Einnahmen als Arbeitslohn zu erfassen. Die Kosten für das Zimmer bleiben steuerlich nicht abzugsfähig.

 

Es gibt keine rechtliche Verpflichtung, dass die Kirchengemeinden beim Statusfeststellungsverfahren mitwirken müssen. Wir erachten es als sinnvoll, auf den Organisten einzuwirken, auf das Statusfeststellungsverfahren zu verzichten, wenn der Fall von uns als aussichtslos bewertet wird. Besteht er jedoch auf die Anfrage, unterstützt man ihn bei der Anfrage an die Deutsche Rentenversicherung. Ein negativer Bescheid wird evtl. die Akzeptanz für die Notwendigkeit eines Beschäftigungsverhältnisses beim Betroffenen erhöhen.

 

Es können auch mehrere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse (GfB) abgeschlossen werden. Versicherungsfreiheit liegt nur vor, solange die zusammengerechneten Arbeitsentgelte aus allen Beschäftigungsverhältnisse 450 € im Monat nicht übersteigen. Beim Vorliegen einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ist nur eine Nebenbeschäftigung bis zu 450 €/Monat anrechnungsfrei. Beispiel: Ein Organist ist hauptberuflich bei der Daimler AG tätig. Er orgelt regelmäßig bei mehreren Kirchengemeinden. Nach Verwendung des ÜLFB müssen noch zwei Arbeitsverträge geschlossen werden. Da jedoch eine Hauptbeschäftigung vorliegt, ist nur eine GFB möglich, für das andere Beschäftigungsverhältnis ist dann nur Steuerklasse 6 möglich.

 

Bei Arbeitnehmern bzw. abhängig Beschäftigten (Organisten, Erziehern) gilt das Entstehungsprinzip, d.h. Arbeitslohn wird dem Jahr zugerechnet, in dem er entstanden ist. Dagegen wird bei Zahlungen an Ehrenamtliche (Mesner, Austräger etc.) das Zuflussprinzip angewendet, d.h. Zahlungen werden dem Jahr zugerechnet, in dem sie tatsächlich geflossen sind.

 

Laut Dienstordnung für Mesnerinnen und Mesner in der Diözese Rottenburg-Stuttgart sind Wäschedienste keine Mesner-Aufgaben. Somit liegt keine Nebenpflicht aus der Haupttätigkeit vor und es ist weiterhin möglich, die Freibeträge nach § 3 Nr. 26a EStG für die Mesnerdienste und nach § 3 Nr. 12 EStG für die Wäschedienste zu nutzen.

 

Grundsätzlich ist es möglich, beide Freibeträge in Anspruch zu nehmen, wenn die Tätigkeiten nicht gleichartig sind und klar voneinander getrennt werden können. Zudem müssen sie gesondert vergütet werden. Die Tätigkeiten als Betreuer und Einsatzleiter in der Nachbarschaftshilfe sind zwar nicht gleichartig im engeren Sinne, dennoch können sie nicht klar voneinander getrennt werden. Die Einsatzleitung macht beispielsweise auch die Einsatzplanung für die eigene Tätigkeit als Betreuer. Die Anwendung beider Freibeträge ist daher nicht möglich.

 

Ehrenamtliche können bei Nutzung ihres privaten PKW eine Fahrtkostenerstattung in Höhe von 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei ausbezahlt bekommen. Der Kilometersatz ergibt sich aus dem geltenden Werbungskostensatz (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG) und nicht aus dem Landesreisekostengesetz, welches nur für Beamte und durch die KODA für Angestellte gilt. Fahren sie nicht alleine, sondern nehmen noch ein oder mehrere Mitarbeiter mit, kann je weiterer Person zusätzlich 0,02 € abgerechnet werden. Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel erfolgt die Erstattung gegen Belege (z.B. Fahrkarte).

 

Der Grundsatz der Unbarzahlung gilt auch bei Aushilfspriestern. Jedoch sind Überweisungen in bestimmte Länder problematisch, da nicht sichergestellt ist, ob das Geld tatsächlich beim Empfänger ankommt. Aus diesem Grund kann die Auszahlung an Priester aus dem nicht-europäischen Ausland weiterhin bar erfolgen. Bei Aushilfspriestern aus dem europäischen Ausland sollte die Vergütung wenn möglich überwiesen werden. Die Ausnahme der Unbarzahlung gilt auch für Ordenspriester, die durch ihr Armutsgelübnis kein eigenes Girokonto haben.

 

Ja, die Pfarramtssekretärin kann den Übungsleiterfreibetrag für die Tätigkeit als Erstkommunionshelferin anwenden. Die Erstkommunionsvorbereitung (oder Firmvorbereitung) gehört nicht zu den üblichen Tätigkeiten einer Pfarramtssekretärin. Da es sich um eine lehrende/unterrichtende Tätigkeit handelt, ist sie begünstigt nach § 3 Nr. 26 EStG (Übungsleiterfreibetrag).

 

Aufgrund der fehlenden Vergütungserwartung der Ferienbetreuer (sie erhalten nur eine Aufwandsentschädigung) und dem karitativen Charakter der Ferienspiele sind Ferienbetreuer als Ehrenamtliche zu betrachten. Die Vereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit ist von den Helfern einzuholen.

 

 

3. Formulare

Ja, dies ist möglich. Das Formular im Orga-Handbuch "Vertrag ueber freie Mitarbeit" (Link) wurde unter § 5 Vergütung diesbezüglich angepasst.

 

Die Bagatellgrenze beträgt pro Geschenk 10 Euro. Auf dem Rechnungsbeleg sind dann allerdings (wenn bereits bekannt) die vollständigen Namen der Empfänger zu dokumentieren.

 

In diesem Fall ist es ausreichend, wenn nur ein Formular "Zuwendung Geschenke" verwendet wird auf dem die vollständigen Namen der Empfänger dokumentiert werden. Der Rechnungsbeleg ist dem Formular beizulegen.

 

Für die Akten der "Sonstigen Tätigen" (Ehrenamtlich Tätige, Beschäftigte Abhängige unter Nutzung steuerlicher Freibeträge § 3 Nr. 26 EStG, Tätigkeiten über den Vertrag über freie Mitarbeit) wurden verbindliche Vorgaben zur Aktenführung festgelegt. Diese sind im Orga-Handbuch im Reiter Personalwesen (Link) dargestellt.

 

Nein, die Vereinbarung muss nicht mit Ehrenamtlichen geschlossen werden, die keine Aufwandsentschädigung für ihre Dienste erhalten. Mit Organisten und Erziehern wird ebenfalls keine Vereinbarung geschlossen werden, da diese als abhängig Beschäftigte gelten.

 

Um Zugriff auf das Orga-Handbuch zu erhalten genügt ein Zugang zum diözesanen Intranet. Hierzu gibt es verschiedene Zugangsmöglichkeiten (siehe sensus.drs.de). Wir empfehlen für nebenberufliche Kirchenpfleger den virtuellen Intranet-Arbeitsplatz (Citrix Lösung). Das Formular "Antrag auf Einrichtung eines virtuellen Arbeitsplatzes" zur Beantragung finden Sie im Orga-Handbuch unter dem Reiter Handbuch - Zugang für nebenberufliche Kirchenpflegen (Link).

 

Erhält ein Ehrenamtlicher Aufwandsentschädigung für seine Tätigkeit, so ist eine Vereinbarung über ehrenamtliche Tätigkeit zu schließen. Diese schreibt unter § 9 (Verschwiegenheit und Datenschutz) die Einholung der Datenschutzerklärung vor. Bei Ehrenamtlichen, die keine Aufwandsentschädigung erhalten und somit keine Vereinbarung geschlossen wird, ist zu prüfen, ob diese mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut werden (§ 5 KDG). Diese Personen sind bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis und die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzregelungen schriftlich zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

 

Ehrenamtliche, bei deren Tätigkeit nach Art, Intensität und Dauer des Kontakts zu Kindern und Jugendlichen eine Vertrauensstellung entsteht, die missbraucht werden könnte, müssen ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen und zusätzlich eine Selbstauskunftserklärung sowie einen Verhaltenskodex unterzeichnen und abgeben (Kirchliches Amtsblatt 2015, Nr. 15, 10.11.2015). Im Jahr 2016 wurde eine Handreichung zur Einordnung ehrenamtlicher Tätigkeiten zur Vorlage des erweiterten Führungszeugnis" (Link) erstellt, in der für die jeweiligen Tätigkeiten von Ehrenamtlichen eine Bewertung vorgenommen wurde, ob Vorlageverpflichtungen bestehen oder nicht.

 

Lohnkonten und die dazu gehörenden Belege sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Das Lohnkonto 2019 ist also bis zum Ende des Jahres 2025 aufzubewahren. Der Ablauf der Aufbewahrungspflicht gilt grundsätzlich dann nicht, wenn Betriebsprüfungen und Bescheide noch nicht endgültig abgeschlossen sind oder zu einzelnen Steuersachverhalten Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind.

 

 

4. Kirchenmusik

Im vorliegenden Fall überwiegt die Organistentätigkeit im Vergleich zur sonstigen musikalischen Darbietung (Trompete). Diese Fälle sind in gleicher Weise zu beurteilen, wie die Tätigkeit von Organisten, die zugleich auch Chorleitertätigkeiten ausüben. Überwiegt die Organistentätigkeit, handelt es sich bei den Auftritten mit anderen Instrumenten um eine Nebentätigkeit, welche auch im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ausgeübt wird. Eine Abrechnung auf Honorarbasis ist dann ausgeschlossen.

 

Bei der Tätigkeit als Musiklehrer steht das Lehren bzw. Unterrichten von Kindern (in der Schule) im Vordergrund. Die Tätigkeit als Organist ist eine musizierende künstlerische Tätigkeit. Da diese beiden Tätigkeiten von ihrer Eigenart her nicht als gleichartig anzusehen sind, müssen die beiden Tätigkeiten nicht zusammengerechnet werden. D. h. bei der Prüfung der Nebenberuflichkeit ist der Beschäftigungsumfang als Lehrer nicht einzubeziehen.

 

Nein, weiterhin gelten die Regelungen aus dem Jahr 2016. Diese sind im Orga-Handbuch unter der Bezeichnung "Handreichung zur Einordnung ehrenamtl Taetigkeiten" (Link) hinterlegt. Bei Organisten besteht eine Kann-Regelung, d.h. die Kirchengemeinde vor Ort entscheidet, ob der Organist ein Führungszeugnis vorzulegen hat.

 

Die Auftragsverhältnisse werden unmittelbar zwischen dem Organisten und den Familien begründet. Für die Kirchengemeinden entstehen dadurch keine weiteren steuerlichen Konsequenzen. Es liegt kein Arbeitslohn vor.

 

Die Unternehmereigenschaft muss nicht von den Kirchengemeinden geprüft werden. Die Pflicht zur Rechnungsstellung liegt beim Unternehmer. Wenn dieser einen Honorarbeleg unterschreibt und keine Rechnung ausstellt, so hat er gegen § 14 UStG verstoßen. Die Kirchengemeinde hat ihre Pflicht mit der Erstellung des Honorarbelegs erfüllt.

 

Die Gesamtkirchengemeinde als Arbeitgeber hat dem Organisten eine erste Tätigkeitsstätte zuzuordnen. Grundsätzlich wird die Zuordnung vertraglich zwischen den Organisten und der Kirchengemeinde festgelegt. Falls eine derartige vertragliche Festlegung fehlt, ist die betriebliche Einrichtung erste Tätigkeitsstätte, an der der Organist typischerweise tätig werden soll. ("überwiegend tätig werden soll" oder "die der Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte") Die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sind steuerpflichtige Fahrtkostenzuschüsse und deshalb zu unterlassen. Die Erstattung von Fahrten zu den weiteren Kirchengemeinden gelten als steuerfreie Dienstreisen und können ausbezahlt werden.

 

Erhält der Chorleiter ein Bargeschenk für seine langjährige Tätigkeit, erzielt er dieses grundsätzlich im Rahmen der selbständigen Tätigkeit. Die Benennung als Geschenk ist für die Beurteilung als beruflich veranlasste Einnahme nicht von Bedeutung. Das Geschenk ist als zusätzliches Entgelt zu behandeln, welches der Empfänger bei den Einkünften aus selbständiger Arbeit in der persönlichen Einkommensteuererklärung zu berücksichtigen hat. Seitens der Kirchengemeinde als Auftraggeber käme in Betracht, die Einkommensteuer auf das "Geschenk" mit einem Pauschsteuersatz von 30 % zu erheben (§ 37b Abs. 1 EStG). Das Wahlrecht muss für sämtliche Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer dann aber einheitlich für alle Zuwendungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres ausgeübt werden. Es ist daher möglich, dem Chorleiter das "Geschenk" zu überreichen. Er hat diese Einnahmen dann der Einkommensteuer zu unterwerfen. Eine Versteuerung seitens der Kirchengemeinde ist nicht nötig, es sei denn es ist die pauschale Besteuerung nach § 37b Abs. 1 EStG gewünscht.

 

Eine Personalleihe von Organisten von einer Kirchengemeinde an eine andere Kirchengemeinde ist zwar nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) rechtlich zulässig, allerdings aufgrund noch nicht geklärter Umsatzsteuerproblematik nicht möglich. Zudem könnte es zu Problemen mit der Abwicklung kommen, wenn ein Kirchenpfleger sämtliche Kostenersätze abrechnen muss. Wie bisher bleibt die Personalleihe weiterhin möglich, wenn der anstellende Rechtsträger eine Gesamtkirchengemeinde ist. Die Regelung gilt nur für Organisten.

 

In diesem Fall gilt der Organist durch den Verzicht auf die Aufwandsentschädigung nicht als abhängig Beschäftigter, sondern als Ehrenamtlicher. Dadurch ist die Auszahlung von Fahrtkosten bis max. 0,30 €/km möglich. Die Erklärung für den Übungsleiterfreibetrag ist nicht notwendig.

 

Stimmbildner sind zu bewerten wie Chorleiter. D.h. sie können einen Werkvertrag abschließen oder alternativ den Übungsleiterfreibetrag in Anspruch nehmen.

 

Ein Nebeneinander von Arbeitsvertrag und Werkvertrag bei einer KG wäre nur möglich, wenn eine klare Abgrenzung beider Tätigkeiten möglich ist. Nach unserer Einschätzung und Empfehlung der externen Berater lässt sich die klare Abgrenzung in der Praxis grds. nicht leben. Beispielsweise wäre dies schon bei einem Gottesdienst problematisch, wo der Musiker den Chor beim Auftritt leitet und bei anderen Stücken die Orgel spielt. Daher sind bei einer KG grds. nicht beide Vertragsverhältnisse nebeneinander vorgesehen.

 

Mit reinen Chorleitern und bei kombinierter Tätigkeit Chorleiter-/Organistendienst mit überwiegender Chorleitertätigkeit kann ein Werkvertrag geschlossen werden. Nur im Zusammenhang mit der Werkleistung können dann auch durch den Chorleiter Fahrtkosten in Rechnung gestellt werden. Auf die im Rahmen der Aufsicht veröffentlichten Entfernungsgrenzen (Hin- und Rückfahrt darf erstattet werden, wenn die einfache Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Erfüllungsort mehr als drei und maximal 25 Straßenkilometer beträgt) wird verwiesen. Die Entschädigung nach § 6 Abs. 2 des Landesreisekostengesetz beträgt bis zu 0,35 € je gefahrenem Kilometer.

 

Schreiben der Krankenkassen begründen grundsätzlich einen Vertrauensschutz. Dieses Vertrauen hat so lange Bestand, wie sich der Sachverhalt, der der Entscheidung zu Grunde lag, sich nicht geändert hat. Die Kirchengemeinden, die von Organisten diese Bestätigung von Krankenkassen vorgelegt bekommen, sollten sich schriftlich vom Organisten bestätigen lassen, dass der Sachverhalt, der dieser Feststellung des Status zu Grunde lag, sich seitdem nicht geändert hat. Der Kirchengemeinde kann im Falle abweichender Würdigung aufgrund der Bescheide kein Vorsatz unterstellt werden.

 

Grundsätzlich ist es möglich, beide Freibeträge in Anspruch zu nehmen, wenn die Tätigkeiten nicht gleichartig sind und klar voneinander getrennt werden können. Zudem müssen sie gesondert vergütet werden. Die Tätigkeiten als Organist und Chorleiter sind zwar nicht gleichartig im engeren Sinne, dennoch können sie nicht klar voneinander getrennt werden. Dies zeigt unseres Erachtens auch die Einordnung bei der Tätigkeiten als Arbeitnehmer/abhängige Beschäftigung und Selbständige. Es macht auch keinen Unterschied, wenn die Beträge von verschiedenen Kirchengemeinden ausbezahlt werden. Die gleichzeitige Anwendung beider Freibeträge ist daher zu unterlassen.

 

Zur Beantwortung der Frage, ob eine Kirchengemeinde ein Honorar an einen Organisten für ein Orgelkonzert auszahlen darf, ist zunächst zu prüfen, ob ein Veranlassungszusammenhang zwischen den Einnahmen von der Kirchengemeinde B und dem Arbeitsverhältnis mit der Kirchengemeinde A besteht. Ein Veranlassungszusammenhang zwischen Einnahmen und einem Arbeitsverhältnis ist anzunehmen, wenn die Einnahmen dem Empfänger nur mit Rücksicht auf das Arbeitsverhältnis zufließen und sich als Ertrag seiner nichtselbständigen Arbeit darstellen. Die letztgenannte Voraussetzung ist erfüllt, wenn sich die Einnahmen im weitesten Sinne als Gegenleistung für das zur Verfügung stellen der individuellen Arbeitskraft erweisen (H 19.3 "Allgemeines zum Arbeitslohnbegriff" LStH 2015). Dies stellt dann Arbeitslohn von dritter Seite dar. In dem geschilderten Fall gehen wir davon aus, dass das Orgelkonzert nicht in einem Zusammenhang mit der Organistentätigkeit steht und daher keine Einnahmen i. S. d. § 19 EStG vorliegen. Die Auszahlung eines Honorars ist also möglich.

Fraglich ist, ob der Organist über das Arbeitsverhältnis hinaus eine selbständige Tätigkeit als Musiker nachhaltig ausübt und damit Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne ist und Einkünfte aus selbständiger Arbeit nach § 18 EStG erzielt. Für die Beurteilung, ob die Abrechnung des Organisten als Künstler über einen Honorarbeleg oder über eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 14 UStG zu erfolgen hat, die umsatzsteuerliche Unternehmereigenschaft maßgeblich. Übt der Künstler selbstständig eine berufliche (nachhaltige) Tätigkeit mit Einnahmenerzielungsabsicht aus, ist er Unternehmer gemäß § 2 UStG und dazu verpflichtet, die Vorschriften des UStG anzuwenden. Die Abrechnung des Honorars über einen Honorar-Beleg scheidet dann aus, da der Künstler zur Ausstellung einer Rechnung nach § 14 UStG verpflichtet ist. Die Überprüfung seitens der Kirchengemeinden, ob der Organist, der ein einmaliges Konzert spielt, als Unternehmer anzusehen ist oder nicht, ist schwierig bis unmöglich. Der Organist trägt allerdings selbst das Risiko, wenn ein Honorarbeleg ausgefüllt wird und er zur Ausstellung einer Rechnung nach § 14 UStG verpflichtet wäre. Rechtlich gesehen gibt es keine Pflicht des Leistungsempfängers zu überprüfen, ob der Leistende zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung verpflichtet gewesen wäre.

 

 

5. Zuwendungen/Geschenke

Zuwendungen an Ehrenamtliche ohne besondere persönliche Anlässe (z. B. Weihnachten) sind bis 40 € im Jahr steuerlich unbeachtlich. Übersteigen die Geschenke diese Freigrenze, ist zu prüfen, ob je nach Tätigkeit der Ehrenamts- oder Übungsleiterfreibetrag in Anspruch genommen werden kann. Ist dies nicht möglich, hat die Versteuerung über die ZGASt zu erfolgen.

 

Auszug aus dem ZGASt-Merkblatt "Steuerliche Behandlung von Zuwendungen" (Link) :
Steuerfreie Aufmerksamkeiten sind (neben den Getränken/Genussmitteln, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr unentgeltlich überlässt) auch Speisen, die der Arbeitgeber den Mitarbeitern anlässlich und während eines außergewöhnlichen! Arbeitseinsatzes (z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse mit dem Ziel einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes) unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 60,-- € (Freigrenze, inkl. MWSt) nicht überschreitet (vergl. R 19.6 Abs. 2 LStR). Steht hingegen die Bewirtung des Mitarbeiters/der Mitarbeiter im Vordergrund, so handelt es sich um kein Arbeitsessen, sondern um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Ein mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens führt bei den teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stets zu einem Zufluss von Arbeitslohn (BFH vom 4.8.1994 – BStBl II S. 59). Soweit die Bewirtung des Mitarbeiters anlässlich einer Dienstreise erfolgt, ist dies durch den Mitarbeiter im Rahmen der Reisekostenabrechnung dem Arbeitgeber mitzuteilen. Es erfolgt dann eine Kürzung der Verpflegungspauschale (Frühstück: 20 %, Mittag- und Abendessen: jeweils 40 %). Steht dem Mitarbeiter keine Verpflegungspauschale zu, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Beispiel für ein Arbeitsessen:
Um die an diesem Tag besonders wichtigen und dringlichen Verhandlungen/Beratungen zu Ende zu bringen, beschließt der „Vorsitzende“ eine kurze Unterbrechung und lädt zu einem kurzen gemeinsamen Mittagessen ein, damit danach mit den Beratungen/Verhandlungen zügig fortgefahren werden kann.
Die Wertgrenze von 60,-- € kann sowohl für Mitarbeiter als auch für Ehrenamtliche angewendet werden. Bei Bewirtungen ist zwingend erforderlich, eine Bewirtungsrechnung zu verlangen (Muster einer Bewirtungsrechnung siehe ZGASt-Merkblatt) und das Formular Nachweis von Bewirtungsaufwendungen (Link) vollständig auszufüllen.

 

Geschenke bis zu den geltenden Freigrenzen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Liegt der Wert eines Geschenkes über der Freigrenze, so ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Bei der Versteuerung ist zu unterscheiden, ob es sich um Sachgeschenke oder Bargeschenke handelt. Bei Sachgeschenken besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung, d.h. das Geschenk wird mit 30 % zzgl. 5,5 % Soli und 5,5 % Kirchensteuer versteuert. Dadurch sind bei Geschenken an Externe (Ehrenamtliche) auch die SV-Beiträge abgegolten. Bei Mitarbeitern müssen diese zusätzlich abgeführt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu erwähnen, dass wenn sich eine Kirchengemeinde für die Pauschalversteuerung entschieden hat, diese Entscheidung dann bei allen Geschenken in diesem Jahr entsprechend angewendet werden muss und somit nicht in Einzelfällen die Steuerpflicht beim Beschenkten belassen werden kann. Bei Bargeschenken ist die Pauschalversteuerung grundsätzlich nicht möglich, da diese zum Arbeitslohn zählen. Dem Beschenkten wird die Steuer anhand seiner individuellen Lohnsteuerklasse und SV-Beiträge berechnet.

 

 

Geschenke an Mitarbeiter können pauschalversteuert werden. Im Gegensatz zu Ehrenamtlichen sind damit die SV-Beiträge jedoch noch nicht abgegolten. Die ZGASt führt diese zusätzlich ab und sind vom beschenkten Mitarbeiter zu tragen.